为了加强外语学院分团委的档案管理和收集、整理工作，保障分团委文件的安全保管，特制定如下规定进行管理：

 

1、实行建档制度。将需要归档的材料及时加以系统的整理分类，填写目录并分别入档。

 

2、建立保管制度。档案由专人负责，妥善保管，以防损坏和丢失。

 

3、履行定期整理和检查制度。对已超过期限和需要另行归档的档案材料，应及时清理，定期移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

 

4、属于我院分团委所有的档案以及文件，由分团委决定公布；未经分团委同意，任何组织和个人无权公布。

 

5、外语学院分团委建立活动档案制度。分团委各部门组织活动应当制定活动计划书（策划书）、作出活动总结，各部门负责人必须将活动计划书（策划书）、作出活动总结上交给分团委老书记。同时各部门负责人还应将活动计划书（策划书）、作出活动总结上交一份在学生会办公室存档。

 

6、外语学院分团委的其它文件及文字资料是否分团委档案，由分团委决定。

 

另附我院分团委档案管理照片：

  （图为分团委办公室存放档案处）